Il documento del Ministero dell’Istruzione e del Merito comunica la conclusione del confronto con le organizzazioni sindacali sui criteri e sulle modalità di svolgimento a distanza delle attività collegiali aventi carattere deliberativo. La nota chiarisce che i Regolamenti d’Istituto possono prevedere tale modalità, purché siano rispettati i requisiti indicati nell’Allegato tecnico, con particolare riferimento all’univocità e alla verificabilità del voto, alla sicurezza delle procedure e alla protezione dei dati personali.
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Il presente vademecum raccoglie le principali regole di comportamento che i partecipanti devono rispettare durante le sedute degli organi collegiali a distanza. Le indicazioni sono finalizzate a garantire la corretta identificazione degli utenti, la riservatezza delle informazioni trattate, la sicurezza del collegamento e la tutela della privacy personale, con particolare attenzione alla partecipazione da casa o da altro luogo riservato.
La presente relazione tecnica descrive le configurazioni e le misure organizzative adottate dall’Istituto per l’utilizzo di Google Workspace for Education e Google Meet nello svolgimento degli organi collegiali a distanza. Il documento mette in relazione i requisiti previsti dall’Allegato tecnico del MIM con le funzionalità della piattaforma, le impostazioni applicate e le procedure interne, al fine di documentarne l’utilizzabilità per le sedute deliberative e per le votazioni palesi, con esclusione delle votazioni a scrutinio segreto tramite Google Meet.
La presente procedura fornisce alle scuole una traccia operativa per organizzare lo svolgimento a distanza degli organi collegiali, con particolare riferimento all’utilizzo di Google Meet e degli eventuali strumenti digitali di voto. Il documento non sostituisce il Regolamento d’Istituto, ma ne costituisce un supporto applicativo: indica le verifiche preliminari da effettuare, le modalità di convocazione e identificazione dei partecipanti, le regole per la gestione delle votazioni palesi e segrete, le cautele privacy, la conservazione delle evidenze e le istruzioni da fornire ai docenti. La procedura dovrà essere personalizzata da ciascun Istituto in base alla piattaforma utilizzata, alla licenza disponibile, alle configurazioni tecniche adottate e alle scelte organizzative deliberate.
Il modulo contiene una proposta di integrazione del regolamento di Istituto per disciplinare lo svolgimento a distanza, o in modalità mista, degli organi collegiali della scuola.
Il testo definisce le condizioni organizzative e tecniche per la validità delle sedute, l’identificazione dei partecipanti, la gestione degli interventi, la verbalizzazione, le modalità di voto palese e le cautele richieste per l’eventuale voto segreto. Prevede inoltre regole per la sicurezza, la riservatezza, la gestione di malfunzionamenti e la conservazione delle evidenze documentali.
Il modello deve essere adattato alle piattaforme effettivamente utilizzate dalla scuola e coordinato con l’informativa privacy sugli organi collegiali a distanza, il Registro delle attività di trattamento, la policy sugli strumenti digitali e il Manuale di gestione documentale.
Serve a tracciare e documentare le richieste di accesso agli atti ricevute dalla scuola.
Link per il download (accesso richiesto):
Documento di tracciamento che elenca i sistemi e gli strumenti di IA utilizzati nella scuola, con le finalità, le basi giuridiche e le misure di tutela dei dati personali.
Link per il download (accesso richiesto):
DPIA generale per tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla scuola, in base al Registro delle attività di trattamento.
La DPIA non è obbligatoria per ogni trattamento scolastico; deve essere effettuata quando ricorrono i presupposti previsti dall’art. 35 GDPR o quando, in base alla valutazione del rischio, risulti necessaria o opportuna
Link per il download (accesso richiesto):
Modulo per comunicare ai genitori della classe lo svolgimento di una osservazione che riguarderà un singolo alunno (consenso non richiesto).
Link per il download (accesso richiesto):
Modulo per chiedere l'autorizzazione ai genitori della classe in caso di osservazioni che riguardino tutta la classe (e non un singolo alunno).
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