Modulo di raccolta consenso per foto/video per il personale scolastico.
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D1: Sulla base delle recenti indicazioni, le sedute del Collegio Docenti svolte in modalità online tramite Google Meet sono ancora da ritenersi valide?
R: Senza fare nulla no, non saranno più valide, finché la scuola non predispone un fascicolo apposito che avrà lo scopo di dimostrare che sono state prese le opportune misure tecniche e organizzative per rispettare l'allegato tecnico MIM-Sindacati
D2: Le votazioni (specialmente quelle a scrutinio segreto o su questioni personali) effettuate tramite Google Moduli/Meet o strumenti analoghi sono valide o rischiano di inficiare le deliberazioni?
R: A patto che si osservi quanto detto al punto precedente, le votazioni palesi tramite Google saranno valide, quelle segrete no, occorrerà dotarsi di uno strumento alternativo o svolgerle in presenza in quanto Google al momento non soddisfa tutti i requisiti dell'allegato tecnico per il voto segreto
D3. Quali sono le condizioni tecniche minime necessarie e quali strumenti/piattaforme si ritengono idonee e validate per garantire la legittimità e l'efficacia delle delibere assunte?
R: Rimando al punto 1, per le delibere a voto palese basta Google Meet ma si devono applicare misure tecniche e organizzative opportune, ad esempio qelle descritte nel file "POLICY_OCDPA Procedura attuativa organi collegiali a distanza", Nella procedura sono riportati come allegati anche i file contenenti le dichiarazioni di Google.
D4: Gli accordi individuali per il lavoro agile si ritengono obbligatori o costituiscono semplici linee guida/orientamenti da adattare al nostro contesto?
R: Riguardo all'accordo individuale per il lavoro agile, l’art. 44, comma 6, del CCNL consente al Regolamento d’Istituto di prevedere lo svolgimento a distanza delle attività collegiali, comprese quelle deliberative dopo la definizione dei criteri ministeriali. La nota MIM sugli organi collegiali a distnaza trasmessa alle scuole afferma inoltre che, secondo l’orientamento ARAN, la modalità maggiormente compatibile con tali attività è il lavoro agile, ma non dice espressamente che ogni docente debba previamente sottoscrivere un accordo individuale, anche perché l’orientamento ARAN n. 31472 afferma che le attività collegiali a distanza possono essere svolte utilizzando una delle due modalità disciplinate dal Titolo III del CCNL e cioè lavoro agile o lavoro da remoto. Risulta quindi che tale accordo sia prudenzialmente consigliato a livello giuslavoristico ma non strettamente indispensabile.
D5: Google Workspace Education garantisce tutti i requisiti dell’Allegato tecnico?
R: No, non si può affermare in modo assoluto. Google Meet può essere idoneo per sedute online e votazioni palesi se correttamente configurato e documentato. Per il voto segreto non è sufficiente, salvo specifica documentazione tecnica che dimostri il rispetto dei requisiti dell’Allegato.
D6: I sondaggi anonimi di Meet possono essere usati per il voto segreto?
R: No, possono essere usati solo per consultazioni informali o prive di valore deliberativo, salvo diversa attestazione tecnica specifica.
D7: Si può usare Eligo insieme a Meet?
R: Sì, Meet può essere usato per la seduta e Eligo, o altro sistema dedicato, per il voto segreto, previa verifica tecnica, privacy e contrattuale.
D8: Serve una dichiarazione annuale dei docenti sulla privacy da casa?
R: Non è necessaria una dichiarazione autonoma annuale. È preferibile adottare regolamento, procedura e vademecum, con comunicazione o presa visione. Trovate questi documenti scaricabili dalla cartella.
D9: Si può registrare il collegio?
R: Di regola no, ma può essere è ammessa se necessaria e comunicata preventivamente, conservandone i files per tempi limitati. Il tutto è specificato meglio nella Procedura attuativa. Il tutto è specificato meglio nella Procedura attuativa.
D10: Si può usare Gemini o la trascrizione automatica?
R: Solo se autorizzata dall’Istituto, prevista dalla licenza, comunicata ai partecipanti e utilizzata come supporto non sostitutivo del verbale. Da evitare per sedute con dati delicati, salvo specifica valutazione. Il tutto è specificato meglio nella Procedura attuativa.
D11: Serve aggiornare informativa e Registro dei trattamenti?
R: Sì, è opportuno inserire una specifica informativa e una voce autonoma nel Registro. Nella cartella trovate l'informativa specifica, mentre abbiamo anche già aggiornato il Registro dei trattamenti (vedi cartella "Registri").
D12: Serve condurre una DPIA?
R: Non sempre. Serve valutazione preliminare; DPIA quando si usano sistemi di voto digitale, voto segreto elettronico, registrazioni sistematiche, IA o trattamenti a rischio elevato. Nella cartella trovate comunque una DPIA, da personalizzare.
La presente valutazione d’impatto analizza i trattamenti di dati personali connessi all’utilizzo di Google Meet per lo svolgimento a distanza degli organi collegiali. Il documento descrive finalità, soggetti coinvolti, categorie di dati, basi giuridiche, misure di sicurezza e principali rischi per gli interessati, individuando le condizioni necessarie per un utilizzo conforme, con particolare riferimento alle votazioni palesi, alla riservatezza delle comunicazioni e all’esclusione del voto segreto deliberativo tramite Google Meet.
Il documento “Google Cloud Data Processing Addendum – Customers” disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da Google per conto del cliente nell’ambito dei servizi Google Workspace e Google Cloud. Definisce i ruoli delle parti ai sensi dell’art. 28 GDPR, le istruzioni di trattamento, le misure tecniche e organizzative di sicurezza, il ricorso a sub-responsabili, l’assistenza nell’esercizio dei diritti degli interessati, la gestione degli incidenti, la cancellazione e restituzione dei dati, nonché le garanzie applicabili ai trasferimenti internazionali. Il documento costituisce il principale riferimento contrattuale per qualificare Google come responsabile del trattamento rispetto ai dati gestiti per conto dell’Istituto.
Il documento “Google Cloud Data Processing Addendum – Customers” disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da Google per conto del cliente nell’ambito dei servizi Google Workspace e Google Cloud. Definisce i ruoli delle parti ai sensi dell’art. 28 GDPR, le istruzioni di trattamento, le misure tecniche e organizzative di sicurezza, il ricorso a sub-responsabili, l’assistenza nell’esercizio dei diritti degli interessati, la gestione degli incidenti, la cancellazione e restituzione dei dati, nonché le garanzie applicabili ai trasferimenti internazionali. Il documento costituisce il principale riferimento contrattuale per qualificare Google come responsabile del trattamento rispetto ai dati gestiti per conto dell’Istituto.
Il documento “Appendice per Google Workspace for Education – Service Data Addendum” disciplina il trattamento dei dati di servizio generati nell’ambito dell’utilizzo di Google Workspace for Education, distinguendoli dai contenuti inseriti dagli utenti. L’Appendice chiarisce le finalità per le quali Google può trattare tali dati, i relativi ruoli privacy, le misure di protezione applicate e le limitazioni d’uso previste. Il documento integra la disciplina contrattuale e il Data Processing Addendum, fornendo un ulteriore riferimento per valutare il trattamento dei metadati e delle informazioni tecniche connesse all’uso di Google Meet e degli altri servizi Workspace.
Il documento “Appendice per Google Workspace for Education – Service Data Addendum” disciplina il trattamento dei dati di servizio generati nell’ambito dell’utilizzo di Google Workspace for Education, distinguendoli dai contenuti inseriti dagli utenti. L’Appendice chiarisce le finalità per le quali Google può trattare tali dati, i relativi ruoli privacy, le misure di protezione applicate e le limitazioni d’uso previste. Il documento integra la disciplina contrattuale e il Data Processing Addendum, fornendo un ulteriore riferimento per valutare il trattamento dei metadati e delle informazioni tecniche connesse all’uso di Google Meet e degli altri servizi Workspace.
Il documento “Sicurezza e privacy per le versioni Education di Google Meet” illustra le misure adottate da Google per proteggere le videoriunioni svolte nell’ambiente Google Workspace for Education. Descrive, in particolare, i controlli di accesso e moderazione, l’autenticazione degli utenti, la cifratura delle comunicazioni, la gestione dei dati e le funzionalità amministrative disponibili per limitare accessi non autorizzati e utilizzi impropri. Il documento costituisce un riferimento tecnico utile per valutare la sicurezza di Google Meet, fermo restando che la concreta conformità dipende anche dalla configurazione applicata dall’Istituto e dalle procedure organizzative adottate.
Il documento “Sicurezza e privacy per le versioni Education di Google Meet” illustra le misure adottate da Google per proteggere le videoriunioni svolte nell’ambiente Google Workspace for Education. Descrive, in particolare, i controlli di accesso e moderazione, l’autenticazione degli utenti, la cifratura delle comunicazioni, la gestione dei dati e le funzionalità amministrative disponibili per limitare accessi non autorizzati e utilizzi impropri. Il documento costituisce un riferimento tecnico utile per valutare la sicurezza di Google Meet, fermo restando che la concreta conformità dipende anche dalla configurazione applicata dall’Istituto e dalle procedure organizzative adottate.
Il documento Google Security White Paper descrive l’approccio di Google alla sicurezza, alla privacy e alla conformità dei propri servizi cloud. Illustra in particolare le misure adottate per la gestione delle vulnerabilità e degli incidenti, il monitoraggio dei sistemi, il controllo degli accessi, la cifratura dei dati a riposo e in transito, la continuità operativa, la protezione delle infrastrutture e le principali certificazioni e verifiche indipendenti. Il documento costituisce un riferimento tecnico utile per valutare le garanzie generali di sicurezza offerte da Google.