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Nota di aggiornamento in seguito a completamento sezioni obblighi pubblicazione e trasparenza annualità 2024 e in riferimento alla comunicazione dell’Autorità Nazionale Anticorruzione avente a oggetto «Invito alla regolarizzazione degli obblighi di pubblicazione e trasparenza – Annualità 2024», da pubblicarsi nella sezione A.T. / Controlli e rilievi sull’amministrazione / OIV / Atti degli OIV.
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D1: La scuola deve sempre raccogliere il consenso per realizzare foto, video o registrazioni audio di studenti?

R: Sì, di regola. La realizzazione di foto, video o podcast per documentare attività scolastiche costituisce un trattamento facoltativo, anche quando il materiale rimane in un ambiente interno o riservato. La scuola deve quindi acquisire preventivamente un consenso specifico e permettere agli studenti non autorizzati di partecipare senza essere ripresi.

D2: Che differenza c'è tra uso interno e uso esterno?

R: L’utilizzo interno riguarda contenuti accessibili solo al personale o agli studenti coinvolti. La condivisione avviene con un gruppo determinato, ad esempio le famiglie della classe tramite registro elettronico. La diffusione rende invece il contenuto accessibile a chiunque, come nel caso del sito pubblico o dei social network.

D3:Per pubblicare foto o video sul sito della scuola serve il consenso?

R: Di regola sì, se gli studenti sono riconoscibili e non esiste una specifica norma che imponga la pubblicazione. Il consenso deve indicare chiaramente finalità, canale utilizzato e durata della pubblicazione. Devono comunque essere privilegiate immagini di gruppo e contenuti rispettosi della dignità degli studenti.

D4: Il consenso per il sito vale anche per i social network?

R: No. La pubblicazione sul sito e quella sui social comportano modalità di circolazione e rischi differenti. È quindi opportuno raccogliere consensi distinti per sito istituzionale, social ufficiali, piattaforme video, podcast pubblici ed eventuali materiali promozionali.

D5: Va bene raccogliere un consenso generico?

R: È sempre preferibile prevedere un consenso riferito a trattamenti specifici e non un consenso generico, soprattutto in caso di concorsi, collaborazioni esterne o pubblicazioni su nuove piattaforme. Le scelte delle famiglie devono essere consapevoli di quali trattamenti si vanno ad autorizzare.

D6: Come gestire uno studente senza consenso?

R: La mancata autorizzazione non deve impedire allo studente di partecipare all’attività. La scuola può evitare di inquadrarlo, riprenderlo di spalle, utilizzare immagini non identificative oppure oscurare volto e voce. I docenti devono verificare preventivamente l’elenco aggiornato dei consensi.

D7: Per pubblicare un podcast scolastico è necessario il consenso?

R: Sì, quando la voce dello studente è riconoscibile e il podcast viene pubblicato su siti o piattaforme interne o accessibili al pubblico. Devono essere evitate informazioni personali non necessarie.

D8: I docenti possono utilizzare il proprio smartphone per le riprese?

R: L’uso di dispositivi personali dovrebbe essere evitato e consentito solo in casi eccezionali autorizzati dal dirigente. I file devono essere trasferiti tempestivamente nei sistemi scolastici e cancellati dal dispositivo, dal cestino e dagli eventuali backup automatici. Sono da preferire dispositivi di proprietà dell’Istituto.

D9: Si possono condividere foto/video/audio con whatsapp o altre piattaforme private?

R: È opportuno utilizzare esclusivamente registro elettronico, piattaforme istituzionali (Google) o aree riservate del sito. WhatsApp, gruppi social e account personali non consentono alla scuola di controllare adeguatamente destinatari, inoltri, copie e tempi di conservazione. La condivisione deve essere limitata ai soggetti interessati.

D10: Una famiglia può chiedere la rimozione di un contenuto con il proprio figlio?

R: Sì. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento e la scuola deve interrompere gli utilizzi successivi basati su di esso. Quando possibile, il contenuto deve essere rimosso dai canali gestiti dall’Istituto. Non sempre, tuttavia, è possibile eliminare copie già scaricate o condivise da terzi.

D1: Sulla base delle recenti indicazioni, le sedute del Collegio Docenti svolte in modalità online tramite Google Meet sono ancora da ritenersi valide?

R: Senza fare nulla no, non saranno più valide, finché la scuola non predispone un fascicolo apposito che avrà lo scopo di dimostrare che sono state prese le opportune misure tecniche e organizzative per rispettare l'allegato tecnico MIM-Sindacati

D2: Le votazioni (specialmente quelle a scrutinio segreto o su questioni personali) effettuate tramite Google Moduli/Meet o strumenti analoghi sono valide o rischiano di inficiare le deliberazioni?

R: A patto che si osservi quanto detto al punto precedente, le votazioni palesi tramite Google saranno valide, quelle segrete no, occorrerà dotarsi di uno strumento alternativo o svolgerle in presenza in quanto Google al momento non soddisfa tutti i requisiti dell'allegato tecnico per il voto segreto

D3. Quali sono le condizioni tecniche minime necessarie e quali strumenti/piattaforme si ritengono idonee e validate per garantire la legittimità e l'efficacia delle delibere assunte?

R: Rimando al punto 1, per le delibere a voto palese basta Google Meet ma si devono applicare misure tecniche e organizzative opportune, ad esempio qelle descritte nel file "POLICY_OCDPA Procedura attuativa organi collegiali a distanza", Nella procedura sono riportati come allegati anche i file contenenti le dichiarazioni di Google.

D4: Gli accordi individuali per il lavoro agile si ritengono obbligatori o costituiscono semplici linee guida/orientamenti da adattare al nostro contesto?

R: Riguardo all'accordo individuale per il lavoro agile, l’art. 44, comma 6, del CCNL consente al Regolamento d’Istituto di prevedere lo svolgimento a distanza delle attività collegiali, comprese quelle deliberative dopo la definizione dei criteri ministeriali. La nota MIM sugli organi collegiali a distnaza trasmessa alle scuole afferma inoltre che, secondo l’orientamento ARAN, la modalità maggiormente compatibile con tali attività è il lavoro agile, ma non dice espressamente che ogni docente debba previamente sottoscrivere un accordo individuale, anche perché l’orientamento ARAN n. 31472 afferma che le attività collegiali a distanza possono essere svolte utilizzando una delle due modalità disciplinate dal Titolo III del CCNL e cioè lavoro agile o lavoro da remoto. Risulta quindi che tale accordo sia prudenzialmente consigliato a livello giuslavoristico ma non strettamente indispensabile.

D5: Google Workspace Education garantisce tutti i requisiti dell’Allegato tecnico?

R: No, non si può affermare in modo assoluto. Google Meet può essere idoneo per sedute online e votazioni palesi se correttamente configurato e documentato. Per il voto segreto non è sufficiente, salvo specifica documentazione tecnica che dimostri il rispetto dei requisiti dell’Allegato.

D6: I sondaggi anonimi di Meet possono essere usati per il voto segreto?

R: No, possono essere usati solo per consultazioni informali o prive di valore deliberativo, salvo diversa attestazione tecnica specifica.

D7: Si può usare Eligo insieme a Meet?

R: Sì, Meet può essere usato per la seduta e Eligo, o altro sistema dedicato, per il voto segreto, previa verifica tecnica, privacy e contrattuale.

D8: Serve una dichiarazione annuale dei docenti sulla privacy da casa?

R: Non è necessaria una dichiarazione autonoma annuale. È preferibile adottare regolamento, procedura e vademecum, con comunicazione o presa visione. Trovate questi documenti scaricabili dalla cartella.

D9: Si può registrare il collegio?

R: Di regola no, ma può essere è ammessa se necessaria e comunicata preventivamente, conservandone i files per tempi limitati. Il tutto è specificato meglio nella Procedura attuativa. Il tutto è specificato meglio nella Procedura attuativa.

D10: Si può usare Gemini o la trascrizione automatica?

R: Solo se autorizzata dall’Istituto, prevista dalla licenza, comunicata ai partecipanti e utilizzata come supporto non sostitutivo del verbale. Da evitare per sedute con dati delicati, salvo specifica valutazione. Il tutto è specificato meglio nella Procedura attuativa.

D11: Serve aggiornare informativa e Registro dei trattamenti?

R: Sì, è opportuno inserire una specifica informativa e una voce autonoma nel Registro. Nella cartella trovate l'informativa specifica, mentre abbiamo anche già aggiornato il Registro dei trattamenti (vedi cartella "Registri").

D12: Serve condurre una DPIA?

R: Non sempre. Serve valutazione preliminare; DPIA quando si usano sistemi di voto digitale, voto segreto elettronico, registrazioni sistematiche, IA o trattamenti a rischio elevato. Nella cartella trovate comunque una DPIA, da personalizzare.