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Il documento “Google Cloud Data Processing Addendum – Customers” disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da Google per conto del cliente nell’ambito dei servizi Google Workspace e Google Cloud. Definisce i ruoli delle parti ai sensi dell’art. 28 GDPR, le istruzioni di trattamento, le misure tecniche e organizzative di sicurezza, il ricorso a sub-responsabili, l’assistenza nell’esercizio dei diritti degli interessati, la gestione degli incidenti, la cancellazione e restituzione dei dati, nonché le garanzie applicabili ai trasferimenti internazionali. Il documento costituisce il principale riferimento contrattuale per qualificare Google come responsabile del trattamento rispetto ai dati gestiti per conto dell’Istituto.

Il documento “Appendice per Google Workspace for Education – Service Data Addendum” disciplina il trattamento dei dati di servizio generati nell’ambito dell’utilizzo di Google Workspace for Education, distinguendoli dai contenuti inseriti dagli utenti. L’Appendice chiarisce le finalità per le quali Google può trattare tali dati, i relativi ruoli privacy, le misure di protezione applicate e le limitazioni d’uso previste. Il documento integra la disciplina contrattuale e il Data Processing Addendum, fornendo un ulteriore riferimento per valutare il trattamento dei metadati e delle informazioni tecniche connesse all’uso di Google Meet e degli altri servizi Workspace.

Il documento “Sicurezza e privacy per le versioni Education di Google Meet” illustra le misure adottate da Google per proteggere le videoriunioni svolte nell’ambiente Google Workspace for Education. Descrive, in particolare, i controlli di accesso e moderazione, l’autenticazione degli utenti, la cifratura delle comunicazioni, la gestione dei dati e le funzionalità amministrative disponibili per limitare accessi non autorizzati e utilizzi impropri. Il documento costituisce un riferimento tecnico utile per valutare la sicurezza di Google Meet, fermo restando che la concreta conformità dipende anche dalla configurazione applicata dall’Istituto e dalle procedure organizzative adottate.

Il modello descrive il trattamento dei dati personali connesso alla partecipazione a distanza agli organi collegiali della scuola, comprese le attività di convocazione, identificazione dei partecipanti, gestione della seduta, verbalizzazione, rilevazione delle presenze ed eventuali votazioni digitali.

L’informativa deve essere utilizzata quando l’Istituto prevede, nel proprio regolamento, lo svolgimento di sedute collegiali a distanza o in modalità mista, anche con carattere deliberativo. Il documento chiarisce quali dati possono essere trattati, quali soggetti possono accedervi, per quanto tempo sono conservati verbali ed evidenze tecniche e quali cautele devono essere adottate, in particolare per garantire la riservatezza, la validità delle deliberazioni e la corretta gestione del voto palese o segreto.

Il modello va personalizzato con i dati della scuola, del RPD e della piattaforma effettivamente utilizzata, quindi pubblicato nella sezione “Privacy” del sito istituzionale e richiamato nel regolamento sugli organi collegiali a distanza o nella policy sugli strumenti digitali.

Il documento del Ministero dell’Istruzione e del Merito comunica la conclusione del confronto con le organizzazioni sindacali sui criteri e sulle modalità di svolgimento a distanza delle attività collegiali aventi carattere deliberativo. La nota chiarisce che i Regolamenti d’Istituto possono prevedere tale modalità, purché siano rispettati i requisiti indicati nell’Allegato tecnico, con particolare riferimento all’univocità e alla verificabilità del voto, alla sicurezza delle procedure e alla protezione dei dati personali.

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Il modulo contiene una proposta di integrazione del regolamento di Istituto per disciplinare lo svolgimento a distanza, o in modalità mista, degli organi collegiali della scuola.

Il testo definisce le condizioni organizzative e tecniche per la validità delle sedute, l’identificazione dei partecipanti, la gestione degli interventi, la verbalizzazione, le modalità di voto palese e le cautele richieste per l’eventuale voto segreto. Prevede inoltre regole per la sicurezza, la riservatezza, la gestione di malfunzionamenti e la conservazione delle evidenze documentali.

Il modello deve essere adattato alle piattaforme effettivamente utilizzate dalla scuola e coordinato con l’informativa privacy sugli organi collegiali a distanza, il Registro delle attività di trattamento, la policy sugli strumenti digitali e il Manuale di gestione documentale.

La presente valutazione d’impatto analizza i trattamenti di dati personali connessi all’utilizzo di Google Meet per lo svolgimento a distanza degli organi collegiali. Il documento descrive finalità, soggetti coinvolti, categorie di dati, basi giuridiche, misure di sicurezza e principali rischi per gli interessati, individuando le condizioni necessarie per un utilizzo conforme, con particolare riferimento alle votazioni palesi, alla riservatezza delle comunicazioni e all’esclusione del voto segreto deliberativo tramite Google Meet.

La presente procedura fornisce alle scuole una traccia operativa per organizzare lo svolgimento a distanza degli organi collegiali, con particolare riferimento all’utilizzo di Google Meet e degli eventuali strumenti digitali di voto. Il documento non sostituisce il Regolamento d’Istituto, ma ne costituisce un supporto applicativo: indica le verifiche preliminari da effettuare, le modalità di convocazione e identificazione dei partecipanti, le regole per la gestione delle votazioni palesi e segrete, le cautele privacy, la conservazione delle evidenze e le istruzioni da fornire ai docenti. La procedura dovrà essere personalizzata da ciascun Istituto in base alla piattaforma utilizzata, alla licenza disponibile, alle configurazioni tecniche adottate e alle scelte organizzative deliberate.

La presente relazione tecnica descrive le configurazioni e le misure organizzative adottate dall’Istituto per l’utilizzo di Google Workspace for Education e Google Meet nello svolgimento degli organi collegiali a distanza. Il documento mette in relazione i requisiti previsti dall’Allegato tecnico del MIM con le funzionalità della piattaforma, le impostazioni applicate e le procedure interne, al fine di documentarne l’utilizzabilità per le sedute deliberative e per le votazioni palesi, con esclusione delle votazioni a scrutinio segreto tramite Google Meet.

Il presente vademecum raccoglie le principali regole di comportamento che i partecipanti devono rispettare durante le sedute degli organi collegiali a distanza. Le indicazioni sono finalizzate a garantire la corretta identificazione degli utenti, la riservatezza delle informazioni trattate, la sicurezza del collegamento e la tutela della privacy personale, con particolare attenzione alla partecipazione da casa o da altro luogo riservato.