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È l’atto con cui il Dirigente scolastico (o il legale rappresentante dell’istituto) designa formalmente la persona incaricata di sovrintendere all’intero sistema di gestione dei documenti della scuola, compresa la corretta conservazione nel tempo, in conformità al CAD, al DPR 445/2000 e alle Linee guida AgID.
La nomina attribuisce al responsabile i compiti di organizzare i flussi documentali, garantire l’integrità e la reperibilità dei documenti, vigilare sul corretto funzionamento del protocollo informatico e dei rapporti con l’eventuale conservatore esterno.

È il documento, con relativi allegati, che descrive l’organizzazione e le regole adottate dalla scuola per la formazione, la ricezione, il protocollo, la classificazione, la fascicolazione, l’archiviazione e la conservazione dei documenti, sia cartacei sia digitali.
Serve come guida operativa per il personale scolastico e dimostra la conformità dell’istituto alle norme su gestione documentale (CAD, DPR 445/2000, Linee guida AgID), assicurando ordine, tracciabilità e reperibilità dei documenti nel tempo.